Tips til planlægning af jeres konferencedag

Mangler du gode råd til, hvordan du planlægger den bedst mulige konference? Vi guider dig i gennem her.

Valg af konferencehotel eller konferencecenter

Før du lægger dig fast på et konferencecenter eller -hotel, er det vigtigt at stille sig selv nogle afgørende spørgsmål: Hvem skal deltage? Hvornår skal det afholdes? Og hvor I landet giver det bedst mening at afholde konferencen? Spørgsmål som disse er både med til at svare på, hvor stort et sted I har behov for, hvilke slags lokaler det skal være, og hvor i landet det passer deltagerne bedst at skulle komme til rent geografisk. Her er Borre Knob konferencelokaler oplagte, da vi er centralt beliggende i Danmark.

Planlæg konferencen grundigt og styr tiden

Når du har valgt det rette konferencehotel, handler det nu om at planlægge konferencen nøje, så det hele klapper på dagen. Med god planlægning kommer også god tidsstyring - dine gæster skal ikke stå og vente, uden de ved hvorfor. Når du arrangerer en konference kommer du til at være den første person, der møder op og den sidste person, der forlader lokalet. Derfor er god tidsstyring i løbet af hver eneste del af planlægningen og udførslen af dit event nødvendigt. Hav for eksempel gerne planlagt en lille buffer, hvis der skulle ske noget uventet, og gæsterne derfor ikke har noget at give sig til. Eksempelvis kan en god teambuilding-aktivitet være vejen frem her. 

Hav et stærkt team med klare arbejdsroller

Med en stærk spilleplan og et team du kan stole på, kommer dagen til at flyde meget nemmere. En fordeling af arbejdsopgaverne er essentielt for ethvert event, og der er altid brug for en hjælpende hånd. Selv hvis der kun er tale om en lille komsammen, er det en god ide at høre nogle venner, om de kan hjælpe til med at få det hele til at løbe som smurt. Husk, at når du arrangerer et event, er det deltagernes tid, der tæller. Derfor er det vigtigt at have et team, der hver især er klar over deres arbejdsopgaver, så I undgår ventetid og får et konstant flow, så din konference bliver en succes.

Hold øje med budgettet

Det er vigtigt at lave et detaljeret budget, hvor tallene selvfølgelig ikke bare er det rene gætværk, og hvor der er plads til uforudset udgifter. Da det kan være svært - særligt hvis man ikke har prøvet det før - at estimere prisen, er det vigtigt løbende at justere budgettet. Til at starte med når du planlægger din konference, kan du estimere hvor mange deltagere, du skal regne med, når du skal indhente tilbud på mad, drikke og for at bestemme dine billetpriser. Men når du er kommet længere i processen og begyndt at sælge billetter, bør du kigge på tallene igen, og se om de skal justeres, så du er sikker på, at dine forventede indtægter og udgifter passer til budgettet.

Vær fornuftig i dit valg af mad og drikke

Som med alt andet i din konferenceplanlægning, ligger nøglen i detaljerne. Sørger du for mad i løbet af dit event? Måske bør du spørge dine gæster, om de har bestemte præferencer eller allergener. Og hvis du lader dine gæster betale for deres mad, bør du sørge for, at de virkelig får valuta for pengene. Til en konference dag hvor hjernen skal være klar på at indtage en masse information, kan det også være en god ide at overveje, hvad for noget mad, du serverer for deltagerne. En stor portion med fedt mad og tyk sovs er eksempelvis ikke vejen frem, hvis hjernen skal fungere optimalt igen efter frokost. Derudover er det vigtigt at tænke over at have nogle snacks, frugt eller kage i løbet af dagen. 

Husk at følge op efter konferencedagen

En god ide kan være at evaluere konferencen efterfølgende. Både indbyrdes hvor I kan diskutere i jeres team, hvad der lykkedes, og hvad der kan gøres bedre til næste år. Men det kan også være oplagt at sende spørgeskemaer ud til deltagerne for at få feedback på, hvad I skal gøre bedre næste gang, I afholder en konference.